Gemeinsam mit dem Team von Schmidt-Gevelsberg führten wir Microsoft Dynamics 365 Sales als zentrales CRM-System ein. Die Entscheidung fiel bewusst auf eine Lösung, die zur bestehenden Microsoft-Umgebung passt (Microsoft Business Central war ebenfalls schon im Einsatz) – inklusive Outlook-Integration – um eine hohe Nutzerakzeptanz und einen nahtlosen Einstieg zu gewährleisten.

Der Projektansatz setzte auf einen frühen, praxisorientierten Einstieg, bei dem die wichtigsten Vertriebsprozesse schnell abgebildet und direkt im Tagesgeschäft nutzbar gemacht wurden. Dazu gehörten:

• Zentrale Erfassung und Pflege von Kunden, Kontakten und Aktivitäten
• Einheitliches Lead- und Opportunity-Management
• Automatisierte Ablage von E-Mails und Terminen direkt aus Outlook
• Strukturierte, KI-gestützte Kundenhistorien
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Ein besonders innovatives Element war die Digitalisierung der Besuchsberichte: Außendienstmitarbeiter erfassen Notizen mobil per Spracheingabe direkt beim Kundenbesuch. Diese werden automatisch strukturiert und im CRM abgelegt – ein großer Schritt weg von papierbasierten Reports und Excel-Listen.

Durch ein begleitendes Trainings- und Kommunikationskonzept wurden die Mitarbeitenden gezielt eingebunden und unterstützt – ein entscheidender Faktor für die hohe Akzeptanz und den erfolgreichen Rollout.

Die Einführung von Dynamics 365 Sales hat bei Schmidt-Gevelsberg messbare Verbesserungen in mehreren Bereichen gebracht:

• Zentralisierte Informationslage: Kunden- und Vertriebsinformationen sind nun an einem Ort verfügbar – aktuell, nachvollziehbar und für alle relevanten Rollen zugänglich.

• Effizienz im Alltag: Durch automatische Ablage von E-Mails, Terminen und Aktivitäten sowie mobile Besuchsberichte wurde der manuelle Aufwand deutlich reduziert.
• Bessere Zusammenarbeit: Innendienst und Außendienst arbeiten mit der gleichen Datenbasis, was zu klareren Übergaben und weniger Informationsverlust führt.
• Hohe Anwenderakzeptanz: Durch einen pragmatischen Projektansatz und gezielte Schulungen ist Dynamics 365 Sales schnell produktiv im Einsatz und wird als echter Mehrwert erlebt.

In Summe hat das Unternehmen den Grundstein für ein modernes, datengetriebenes Vertriebsmanagement gelegt, das administrative Aufgaben reduziert und Vertriebsleistung messbar steigert.

Für Schmidt-Gevelsberg ist die Einführung von Dynamics 365 Sales der Startpunkt einer langfristigen digitalen Vertriebs- und Marketingstrategie. Geplante Weiterentwicklungen umfassen:

• Marketing Automation mit Dynamics 365 Customer Insights – Journeys, um personalisierte Kommunikations- und Lead-Nurturing-Prozesse aufzubauen.
• Automatisierte Angebots- und Dokumentenerstellung mithilfe von dox42, um Prozesszeiten weiter zu reduzieren und einheitliche Markenkommunikation zu gewährleisten.
• Die kontinuierliche Nutzung von KI-Funktionen, um noch bessere Vorhersagen für Forecasts, Kundenverhalten und Aktivitätspriorisierung zu erhalten.

Damit stellt Schmidt-Gevelsberg sicher, nicht nur heute effizient zu arbeiten, sondern auch morgen flexibel auf Marktanforderungen reagieren zu können.

Gemeinsam mit primeone und der BSH AG (BC-Partner) entschied sich Chargebyte für die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Sales – mit Fokus auf Benutzerfreundlichkeit, Automatisierung und Integration. Die bestehende Business Central Umgebung wurde dabei aktiv genutzt, um einen durchgängigen Vertriebsprozess zu schaffen – von der Lead-Erfassung bis zur ERP-Übergabe.

Kernbausteine der Lösung:

• Automatisierte Lead-Zuordnung: Neue Leads werden anhand von Produktgruppen automatisch den zuständigen Vertriebsmitarbeitenden zugewiesen.
• Reminder-Workflows: Je nach Kundenklassifizierung (z. B. A-, B- oder C-Kunden) werden automatische Erinnerungsmails für offene Angebote versendet.
• Strukturierter Opportunity-Prozess: Von der Anfrage über die Angebotslegung bis hin zur systemgestützten Übergabe in Business Central – alle Schritte wurden digital und standardisiert abgebildet.
• Salesforce-Ablöse: Die bisherige Lösung wurde vollständig durch Dynamics 365 ersetzt – einfacher in der Bedienung, günstiger in der Lizenzierung und besser integrierbar.

Im Fokus standen:

• Zentrale Verwaltung von Leads und Opportunities
• Standardisierte Vertriebsprozesse mit klaren Zuständigkeiten und automatisierten Wiedervorlagen
• Nutzerfreundlichkeit für schnelle Akzeptanz im Team
• Agile Umsetzung im Rahmen des primeone Smart Start Ansatzes

Nur wenige Monate später – Anfang 2025 – folgte die nächste Ausbaustufe: In nur 6 Wochen wurde die Dynamics 365 Customer Insights – Journeys App implementiert. Ziel war es, das Marketing datengetriebener zu gestalten, Touchpoints über alle Kanäle hinweg zu analysieren und Kampagnen zielgerichtet zu steuern – passend zum BI- und KI-Fokus, den Anaxco auch in seinen eigenen Lösungen verfolgt.

Mit der neuen CRM-Lösung profitiert Chargebyte von einem vollständig digitalisierten Vertriebsprozess mit hoher Transparenz und Automatisierung. Dank der direkten Schnittstelle zu Business Central stehen alle relevanten Informationen systemübergreifend zur Verfügung – ganz ohne Medienbrüche.

Ein weiterer Vorteil: Die laufende Pflege und Administration des Systems wird seit dem Go-Live eigenständig vom internen Team übernommen – ohne externe Abhängigkeiten und mit maximaler Flexibilität bei Änderungen.

Chargebyte plant, die Lösung künftig noch weiter auszubauen – etwa durch die Anbindung weiterer Kommunikationskanäle im Marketing oder die Automatisierung zusätzlicher Prozessschritte im After-Sales. Auch der Einsatz von Power BI zur Auswertung von Vertriebskennzahlen ist bereits in Planung bzw. wird stetig erweitert. Die Basis für diese Weiterentwicklung ist mit der integrierten Microsoft-Plattform gelegt.

Nach eingehender Evaluierung entschied sich INCONSULT für die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Sales und wählte primeone als Implementierungspartner. Die Entscheidung für Microsoft Dynamics 365 Sales fiel schnell, da INCONSULT bereits über internes Know-how zur Weiterentwicklung von Microsoft-Lösungen verfügte. primeone wurde ausgewählt, weil das Unternehmen umfassendes Know-how in Dynamics 365 vorweisen konnte und die branchenspezifischen Anforderungen von INCONSULT verstand. Die persönliche Ebene der Zusammenarbeit spielte ebenfalls eine wichtige Rolle.

Das primäre Ziel der Implementierung war die Steigerung des Auftragseingangs durch verbesserte Transparenz im Akquisitionsprozess. Konkrete Ziele umfassten die Priorisierung von Opportunities, die Minimierung des Aufwands bei der Erfassung und Verfolgung von Opportunities, die Unterstützung des Marketings, eine nahtlose Integration in bestehende Systeme sowie einen vereinfachten Übergabeprozess. Die technische Implementierung erfolgte in nur 15 Tagen, und die Mitarbeiter wurden innerhalb von 4 Stunden auf die neue Lösung geschult. Dies führte zu einer deutlich gesteigerten Transparenz und einer effizienteren Nutzung interner Ressourcen.

Durch die Einführung von Dynamics 365 Sales kann INCONSULT die Transparenz in ihren Vertriebsprozessen weiter steigern. Die zentrale Verwaltung von Kundeninformationen erleichtert die Zusammenarbeit im Team und ermöglicht eine schnellere Reaktion auf Kundenanfragen. Langfristig wird die Integration in bestehende Systeme auch die Effizienz weiter erhöhen.

Wir haben gemeinsam mit ACP Cubido ein umfassendes Projekt zur Optimierung des Vertriebsprozesses gestartet. Neben der Erweiterung und Anpassung von Microsoft Dynamics 365 Sales Hub haben wir dox42 integriert, um den gesamten Angebotsprozess zu automatisieren und individualisierte Angebote schnell und effizient zu erstellen.

Dynamics 365 Sales Hub diente als zentrale Plattform zur Erfassung und Verwaltung der Kundendaten sowie zur Nachverfolgung von Leads und Opportunities. Ein besonderer Schwerpunkt lag auf der Erweiterung der Kundendatenbank und der Abbildung des gesamten Vertriebsprozesses – von der Lead-Generierung über die Projektentwicklung bis hin zu Folgeprojekten. Durch die Integration mit Microsoft Office 365, insbesondere Outlook, konnten wir eine nahtlose Synchronisation und Datenaktualisierung in Echtzeit sicherstellen.

Die Einführung von dox42 ermöglichte die vollständige Automatisierung des Angebotsprozesses. Damit wurden nicht nur Standardangebote effizienter erstellt, sondern auch individuelle, auf die Kundenbedürfnisse zugeschnittene Angebote. Dank der nahtlosen Integration von dox42 in Dynamics 365 Sales Hub konnten die relevanten Daten automatisch in die Angebotsvorlagen übernommen und auf Knopfdruck generiert werden. Dies führte zu einer signifikanten Zeitersparnis und erhöhter Genauigkeit in der Angebotserstellung.

Durch die Kombination von Dynamics 365 und dox42 konnten wir den Vertriebsprozess bei ACP Cubido erheblich optimieren. Die Kundendatenbank wurde erweitert, und der Angebotsprozess konnte automatisiert werden. Die Vorteile liegen nicht nur in der schnelleren Erstellung von Angeboten, sondern auch in der Möglichkeit, diese individuell auf die Bedürfnisse der Kunden abzustimmen, was die Qualität und Professionalität der Angebote deutlich verbessert hat.

Dank der Automatisierung mit dox42 wurden repetitive Aufgaben eliminiert, was zu einer erheblichen Zeitersparnis und einer höheren Genauigkeit führte. Die Fehlerquote in der Angebotserstellung sank, und die Mitarbeiter konnten sich stärker auf strategische und kundenorientierte Aufgaben konzentrieren.

Neben der erfolgreichen Implementierung von Microsoft Dynamics 365 Sales Hub und der Automatisierung des Angebotsprozesses mit dox42, blicken wir gemeinsam mit ACP Cubido bereits auf zukünftige Optimierungen im Bereich der Marketing Automation. Ein vielversprechender Ansatz ist die Integration von Dynamics 365 Customer Insights. Diese Lösung ermöglicht es, Kundendaten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen und tiefergehende Einblicke in das Verhalten und die Bedürfnisse der Kunden zu gewinnen.

Durch die Nutzung von Dynamics 365 Customer Insights wird ACP Cubido in der Lage sein, gezielte Marketingkampagnen zu entwickeln, die auf präzisen Daten und Analysen basieren. Dies wird nicht nur die Effizienz und Effektivität des Marketings verbessern, sondern auch personalisierte Erlebnisse für die Kunden schaffen. Die Kombination von Sales- und Marketingdaten wird es ACP Cubido ermöglichen, den gesamten Kundenlebenszyklus besser zu verstehen und eine nahtlose Customer Journey zu gewährleisten.