Endkunde:
SCHMIDT-GEVELSBERG GMBH
Zeitraum der Einführung:
2 Monate
Produkte:
Microsoft Dynamics 365 Sales
Schmidt-Gevelsberg ist ein mittelständisches Unternehmen mit einem etablierten und erfolgreichen Vertrieb. Mit zunehmender Komplexität der Kundenanforderungen, dezentrale Informationshaltung in Excel-Listen und unterschiedlichen Insellösungen für Termine, Angebote und Kundenhistorien stieß der Vertrieb jedoch an organisatorische Grenzen. Wichtige Kundeninformationen waren über verschiedene Systeme verteilt, Transparenz für das Management fehlte, und die Zusammenarbeit zwischen Innen- und Außendienst war nicht optimal koordiniert.
Die Herausforderung bestand darin, diese lose verteilten Daten und Arbeitsweisen in eine zentrale, digitale Umgebung zu überführen, die den Vertrieb effizienter, transparenter und teamübergreifend nutzbar macht – ohne den laufenden Betrieb zu belasten. Gleichzeitig sollte eine Lösung gefunden werden, die schnell produktiv ist und von den Anwendern akzeptiert wird.
Gemeinsam mit dem Team von Schmidt-Gevelsberg führten wir Microsoft Dynamics 365 Sales als zentrales CRM-System ein. Die Entscheidung fiel bewusst auf eine Lösung, die zur bestehenden Microsoft-Umgebung passt (Microsoft Business Central war ebenfalls schon im Einsatz) – inklusive Outlook-Integration – um eine hohe Nutzerakzeptanz und einen nahtlosen Einstieg zu gewährleisten.
Der Projektansatz setzte auf einen frühen, praxisorientierten Einstieg, bei dem die wichtigsten Vertriebsprozesse schnell abgebildet und direkt im Tagesgeschäft nutzbar gemacht wurden. Dazu gehörten:
- Zentrale Erfassung und Pflege von Kunden, Kontakten und Aktivitäten
- Einheitliches Lead- und Opportunity-Management
- Automatisierte Ablage von E-Mails und Terminen direkt aus Outlook
- Strukturierte, KI-gestützte Kundenhistorien
Ein besonders innovatives Element war die Digitalisierung der Besuchsberichte: Außendienstmitarbeiter erfassen Notizen mobil per Spracheingabe direkt beim Kundenbesuch. Diese werden automatisch strukturiert und im CRM abgelegt – ein großer Schritt weg von papierbasierten Reports und Excel-Listen.
Durch ein begleitendes Trainings- und Kommunikationskonzept wurden die Mitarbeitenden gezielt eingebunden und unterstützt – ein entscheidender Faktor für die hohe Akzeptanz und den erfolgreichen Rollout.
Die Einführung von Dynamics 365 Sales hat bei Schmidt-Gevelsberg messbare Verbesserungen in mehreren Bereichen gebracht:
• Zentralisierte Informationslage: Kunden- und Vertriebsinformationen sind nun an einem Ort verfügbar – aktuell, nachvollziehbar und für alle relevanten Rollen zugänglich.
- Effizienz im Alltag: Durch automatische Ablage von E-Mails, Terminen und Aktivitäten sowie mobile Besuchsberichte wurde der manuelle Aufwand deutlich reduziert.
- Bessere Zusammenarbeit: Innendienst und Außendienst arbeiten mit der gleichen Datenbasis, was zu klareren Übergaben und weniger Informationsverlust führt.
- Hohe Anwenderakzeptanz: Durch einen pragmatischen Projektansatz und gezielte Schulungen ist Dynamics 365 Sales schnell produktiv im Einsatz und wird als echter Mehrwert erlebt.
In Summe hat das Unternehmen den Grundstein für ein modernes, datengetriebenes Vertriebsmanagement gelegt, das administrative Aufgaben reduziert und Vertriebsleistung messbar steigert.
Für Schmidt-Gevelsberg ist die Einführung von Dynamics 365 Sales der Startpunkt einer langfristigen digitalen Vertriebs- und Marketingstrategie. Geplante Weiterentwicklungen umfassen:
- Marketing Automation mit Dynamics 365 Customer Insights – Journeys, um personalisierte Kommunikations- und Lead-Nurturing-Prozesse aufzubauen.
- Automatisierte Angebots- und Dokumentenerstellung mithilfe von dox42, um Prozesszeiten weiter zu reduzieren und einheitliche Markenkommunikation zu gewährleisten.
- Die kontinuierliche Nutzung von KI-Funktionen, um noch bessere Vorhersagen für Forecasts, Kundenverhalten und Aktivitätspriorisierung zu erhalten.
Damit stellt Schmidt-Gevelsberg sicher, nicht nur heute effizient zu arbeiten, sondern auch morgen flexibel auf Marktanforderungen reagieren zu können.
Mit Hilfe von primeone hat Schmidt-Gevelsberg den Wandel zu einem digital vernetzten Vertrieb erfolgreich vollzogen. Die Einführung von Microsoft Dynamics 365 Sales hat nicht nur bestehende Herausforderungen adressiert, sondern die Arbeitsweise des Vertriebs nachhaltig verändert – hin zu mehr Transparenz, Effizienz und Teamarbeit. Durch den pragmatischen Projektansatz, die durchdachte Integration in bestehende Systeme und die frühe Einbindung der Anwender wurde eine Lösung geschaffen, die im Alltag funktioniert und echte Mehrwerte liefert.
Ein persönliches Statement verdeutlicht die Wertschätzung innerhalb des Projekts:
„Wir sind zwar auf der Zielgeraden, ich benötige aber noch etwas Übung, wie und wo ich mich in der Sales-Umgebung bewege. Mit Dominik habe ich aber einen ganz tollen Mentor. Seine ruhige und verständnisvolle Art, jemandem etwas zu erklären und Lösungen für Menschen aus der ‚nicht IT-Welt‘ zu finden, habe ich selten erlebt.“
— Anette Eberhardt, Vertrieb