Microsoft 2026 Release Wave 1: KI und Automatisierung werden zum Standard

MS 2026 Wave1

Mit der Microsoft Release Wave 1 2026 stellt Microsoft viele Neuerungen für Microsoft Dynamics 365, Microsoft Power Platform und Microsoft Copilot Studio vor. Die aktuelle Microsoft Release Wave gibt Unternehmen neue Chancen für Digitalisierung, Automatisierung und einfachere Abläufe.

Microsoft verbessert Funktionen in Vertrieb, Customer Service, Finance, Supply Chain und weiteren Bereichen. Gleichzeitig baut das Unternehmen Copilot noch stärker direkt in tägliche Arbeitsabläufe ein. Genau deshalb ist die Microsoft Release Wave für viele Unternehmen besonders interessant.

Mitarbeitende finden Informationen schneller, erledigen Aufgaben einfacher und treffen Entscheidungen mit aktuellen Daten. Teams automatisieren wiederkehrende Arbeiten und gewinnen dadurch mehr Zeit für wichtige Themen. Das spart Aufwand und erhöht die Qualität.

Mit der Microsoft Power Platform digitalisieren Unternehmen interne Prozesse schneller. Fachbereiche setzen Ideen rascher um, während die IT klare Regeln sichert. Auch deshalb schafft die Microsoft Release Wave echten Nutzen.

Wir sehen oft, dass neue Funktionen erst mit dem richtigen Einsatz Wirkung zeigen. Viele Unternehmen nutzen bereits Microsoft Dynamics 365 oder Microsoft 365, verwenden aber nur einen Teil der Möglichkeiten.

Genau hier unterstützen wir unsere Kunden. Wir beraten, führen neue Lösungen ein und verbessern bestehende Systeme. Ob CRM, ERP, Serviceprozesse oder Copilot – die aktuelle Microsoft Release Wave bietet viele Chancen für Unternehmen, die jetzt handeln. Jetzt SMART mit uns durchstarten. 

Fazit

Die neue Microsoft Release Wave zeigt klar, dass AI und Business Software immer stärker zusammenwachsen. Wer wichtige Neuerungen früh nutzt, vereinfacht Prozesse, spart Zeit und stärkt die eigene Wettbewerbsfähigkeit.

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Markterfolg im Zeitalter von Agentic AI

Wie wir bei primeone unsere Kunden auf dem Weg zu End-to-End-Prozessen begleiten

Der Markt für Unternehmenssoftware befindet sich aktuell in einem tiefgreifenden Wandel. Mit dem Aufkommen von Agentic AI entsteht eine neue Generation von Anwendungen, die nicht mehr nur unterstützen, sondern aktiv innerhalb von Geschäftsprozessen agieren. Für uns als primeone ist klar: Dieser Wandel betrifft nicht nur Technologie, sondern verändert grundlegend, wie Unternehmen arbeiten, entscheiden und Wert schaffen.

Oracle hat diese Entwicklung mit der Weiterentwicklung des AI Agent Studio und der Einführung von Agentic Applications klar sichtbar gemacht. Anwendungen sind heute in der Lage, eigenständig Analysen durchzuführen, Entscheidungen zu treffen und Aktionen auszulösen – eingebettet in bestehende Geschäftsprozesse und auf Basis konsistenter Unternehmensdaten. Damit verschiebt sich das Verständnis von Software: weg von Systemen, die Informationen verwalten, hin zu Lösungen, die aktiv zur Zielerreichung beitragen.

Für unsere Kunden bedeutet das einen klaren Perspektivenwechsel. Im Vordergrund steht nicht mehr die Auswahl oder Implementierung einzelner Systeme, sondern die Frage, wie zentrale Geschäftsprozesse intelligenter, effizienter und durchgängiger gestaltet werden können. Themen wie Lead-to-Cash, Service-to-Revenue oder auch bereichsübergreifende HR- und Finance-Prozesse rücken stärker in den Fokus. Genau hier entfaltet Agentic AI ihren größten Mehrwert, indem sie manuelle Tätigkeiten reduziert, Abläufe beschleunigt und bessere Entscheidungsgrundlagen schafft.

Unsere Rolle als primeone entwickelt sich in diesem Kontext konsequent weiter. Wir verstehen uns nicht mehr ausschließlich als Implementierungspartner einzelner Lösungen, sondern als Begleiter für ganzheitliche Transformation. Gemeinsam mit unseren Kunden analysieren wir bestehende Prozesse, identifizieren Potenziale und entwickeln Lösungen, die Technologie, Daten und Organisation sinnvoll miteinander verbinden. Dabei geht es nicht darum, möglichst viele Systeme einzuführen, sondern die richtigen Prozesse End-to-End abzubilden und nachhaltig zu verbessern.

Ein entscheidender Erfolgsfaktor ist dabei der Abschied vom klassischen Silodenken. Während Projekte früher entlang klar abgegrenzter Systeme strukturiert waren, denken wir heute stärker in durchgängigen Wertströmen. Unsere Aufgabe besteht darin, diese Prozesse gemeinsam mit unseren Kunden zu strukturieren, technologisch zu orchestrieren und in die bestehende Systemlandschaft zu integrieren. Der Fokus liegt auf dem Zusammenspiel aller Komponenten – von Daten und Anwendungen bis hin zur Interaktion zwischen Mensch und AI.

Gleichzeitig zeigt sich immer deutlicher, dass die steigende Komplexität solcher End-to-End-Szenarien neue Formen der Zusammenarbeit erfordert. Kein Partner kann alle Anforderungen alleine abdecken. Deshalb setzen wir bewusst auf ein starkes Ökosystem und die Zusammenarbeit mit spezialisierten Partnern. Für unsere Kunden entsteht dadurch kein Flickenteppich einzelner Lösungen, sondern ein abgestimmtes Gesamtbild mit einem klaren End-to-End-Anspruch.

Gerade in dieser neuen Marktphase liegt eine große Chance. Unternehmen, die ihre Prozesse frühzeitig neu denken und Agentic AI gezielt einsetzen, können Effizienzpotenziale heben, ihre Entscheidungsfähigkeit verbessern und sich nachhaltig Wettbewerbsvorteile sichern. Wir begleiten unsere Kunden auf diesem Weg – von der ersten Idee über die konkrete Umsetzung bis hin zur kontinuierlichen Weiterentwicklung der Lösung.

Unser Anspruch bei primeone ist es, Technologie nicht isoliert zu betrachten, sondern immer im Kontext des tatsächlichen Geschäftsnutzens. Wir verbinden Systeme, Prozesse und Menschen zu integrierten Lösungen, die messbare Ergebnisse liefern und langfristig tragfähig sind.

Agentic AI markiert damit keinen kurzfristigen Trend, sondern einen nachhaltigen Wandel. Die Zukunft gehört den Unternehmen, die ihre Prozesse ganzheitlich denken und die Möglichkeiten neuer Technologien gezielt nutzen. Genau dabei unterstützen wir unsere Kunden – partnerschaftlich, pragmatisch und mit einem klaren Fokus auf echten Mehrwert.

Digitale Ausschreibungen beim Flughafen Wien mit dox42 & Power Automate

Digitale Ausschreibungen beim Flughafen Wien: Mehr Effizienz mit dox42 und Power Automate

Dieses Projekt durften wir heute auf den dox42 Day in Wien, gemeinsam mit Alexander Tschernutter (Flughafen Wien) und Peter Paul Kirschner (ACP cubido) vorstellen und zeigen, wie sich Beschaffungsprozesse durch intelligente Automatisierung nachhaltig verbessern lassen.

Am Flughafen Wien werden jedes Jahr über 100 Beschaffungsverfahren durchgeführt – von IT-Projekten über Bauleistungen bis hin zu Fahrzeugbeschaffungen. Jede Ausschreibung muss dabei strenge Compliance-Anforderungen erfüllen, mehrere Freigabeschritte durchlaufen und revisionssicher dokumentiert werden.

Früher war dieser Prozess stark manuell geprägt. Dokumente wurden aus Vorlagen kopiert, angepasst und mehrfach überarbeitet. Freigaben erfolgten teilweise noch über gedruckte Umlaufblätter. Das führte zu langen Durchlaufzeiten, erhöhtem Fehlerpotenzial und begrenzter Transparenz.

Gemeinsam mit ACP cubido und uns wurde der Prozess mithilfe von dox42 und Microsoft Power Automate vollständig digitalisiert.

Die Lösung kombiniert automatisierte Dokumentenerstellung mit digitalen Freigabeprozessen. Ausschreibungsunterlagen werden automatisch aus strukturierten Daten generiert, Freigaben digital gesteuert und Dokumente zentral und revisionssicher abgelegt. Dadurch entsteht eine Single Source of Truth für alle Beteiligten.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

  • Bis zu 75 % schnellere Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
  • Bis zu 60 % schnellere Freigabeprozesse
  • 100 % auditfähige Dokumentation
  • Mehr Transparenz und weniger Fehlerquellen

Durch die Automatisierung werden Mitarbeitende im Einkauf von manuellen Routineaufgaben entlastet und können sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.

Die Erfolgsreise von Schmidt-Gevelsberg mit Dynamics 365 Sales

Ein Vertrieb im Wandel: Die Erfolgsreise von Schmidt-Gevelsberg mit Dynamics 365 Sales

Ein erfolgreicher Vertrieb lebt von Erfahrung, persönlichem Kundenwissen und gewachsenen Beziehungen. Doch genau diese Stärken stellen viele mittelständische Unternehmen irgendwann vor neue Herausforderungen: Informationen sind über Jahre hinweg in Excel-Listen, E-Mails und individuellen Ablagestrukturen gewachsen – und damit schwer zentral nutzbar. Transparenz, Nachvollziehbarkeit und Effizienz geraten zunehmend unter Druck.

Auch bei Schmidt-Gevelsberg war der Vertrieb fachlich stark aufgestellt. Gleichzeitig wuchs das Bewusstsein, dass es für die nächsten Entwicklungsschritte eine moderne, digitale Basis braucht – eine Lösung, die den Arbeitsalltag erleichtert, Wissen bündelt und bessere Entscheidungen ermöglicht. Gemeinsam mit primeone startete deshalb ein Projekt, das nicht nur Prozesse digitalisieren, sondern die gesamte Arbeitsweise im Vertrieb weiterentwickeln sollte. 

Die richtige Basis: Dynamics 365 im bestehenden Microsoft-Umfeld

Ein wichtiger Faktor bei der Systementscheidung war die bestehende IT-Landschaft. Bereits zuvor setzte Schmidt-Gevelsberg auf Microsoft-Technologie, wodurch Dynamics 365 Sales ideal ins Gesamtbild passte. Vertraute Oberflächen, eine einheitliche User Experience und die nahtlose Integration in Outlook sorgten dafür, dass sich die Lösung von Beginn an natürlich in den Arbeitsalltag einfügte – und nicht als zusätzlicher Aufwand wahrgenommen wurde.

Vom Informationssilo zur echten 360-Grad-Sicht auf den Kunden

Im Mittelpunkt der CRM-Einführung stand ein zentrales Ziel: alle vertriebsrelevanten Informationen an einem Ort zusammenzuführen und für alle Beteiligten nutzbar zu machen. E-Mails, Termine und Aktivitäten werden direkt aus Outlook im CRM abgelegt, Kundenhistorien automatisch aufgebaut und durch KI-gestützte Funktionen sinnvoll verdichtet. So entsteht Schritt für Schritt eine echte 360-Grad-Sicht auf den Kunden – für Außendienst, Innendienst und Management gleichermaßen. 

Ein schlanker Einstieg, der schnell Wirkung zeigt

Um den Einstieg möglichst pragmatisch zu gestalten, setzten wir auf unseren SMART START Ansatz. Statt eines überdimensionierten Projekts wurde bewusst schlank begonnen, mit Fokus auf die wirklich relevanten Vertriebsprozesse. Die Mitarbeiter wurden früh eingebunden, konnten schnell produktiv arbeiten und erste Erfolge unmittelbar im Alltag erleben. Genau dieser schnelle Nutzen war entscheidend für die hohe Akzeptanz der neuen Lösung. 

Einheitliche Prozesse statt individueller Excel-Logiken

In der gemeinsamen Analyse zeigte sich deutlich, wie stark bisherige Abläufe an einzelne Personen und deren Arbeitsweisen gebunden waren. Die Einführung von Dynamics 365 Sales bot die Chance, klare, einheitliche Prozesse zu etablieren – von der Lead-Erfassung über das Opportunity-Management bis hin zur strukturierten Kunden- und Kontaktverwaltung. Viele Excel-Tabellen wurden dadurch überflüssig, Informationen sind heute zentral, aktuell und jederzeit auffindbar. 

Ein echter Game Changer im Außendienst

Ein besonderer Meilenstein des Projekts war die Digitalisierung der Besuchsberichte im Außendienst. Was früher zeitaufwendig und papierbasiert war, erfolgt heute mobil direkt beim Kunden. Notizen werden per Spracheingabe erfasst, automatisch strukturiert und im CRM gespeichert. Der Innendienst wird gezielt eingebunden, Aufgaben gehen nicht verloren und Kundenkontakte sind lückenlos dokumentiert. Für Schmidt-Gevelsberg ist dieser Prozess ein echter Game Changer – sowohl in puncto Zeitersparnis als auch Datenqualität.

Hohe Akzeptanz durch Nähe, Training und Vertrauen

Ein entscheidender Erfolgsfaktor war die enge Begleitung der Mitarbeiter während der Einführung. Durch Trainings, offene Fragerunden und persönliche Unterstützung entstand Sicherheit im Umgang mit der neuen Plattform. Die Rückmeldungen aus dem Vertrieb zeigen klar: Das System unterstützt die tägliche Arbeit spürbar und wird als echter Mehrwert wahrgenommen.

Der Blick nach vorne: Vertrieb als Teil einer digitalen Gesamtstrategie

Mit der Einführung von Dynamics 365 Sales ist die Reise noch lange nicht zu Ende. Bereits geplant sind weitere Ausbaustufen, etwa im Bereich Marketing Automation mit Customer Insights – Journeys sowie die Automatisierung der Angebotsprozesse mit dox42. Ziel ist ein durchgängiger, digitaler Lead-to-Quote-Prozess, der Vertrieb und Marketing noch enger verzahnt. 

Fazit: Mehr als ein CRM-Projekt

Das Projekt bei Schmidt-Gevelsberg zeigt eindrucksvoll, dass eine CRM-Einführung weit mehr sein kann als die Einführung einer Software. Es ist der Startpunkt für eine nachhaltige Weiterentwicklung des Vertriebs – mit mehr Transparenz, besserer Zusammenarbeit und einer zukunftssicheren digitalen Basis.

„Wir sind zwar auf der Zielgeraden, ich benötige aber noch etwas Übung, wie und wo ich mich in der Sales-Umgebung bewege. Mit Dominik habe ich aber einen ganz tollen Mentor. Seine ruhige und verständnisvolle Art, jemandem etwas zu erklären und Lösungen für Menschen aus der ‚nicht IT-Welt‘ zu finden, habe ich selten erlebt.“

Anette Eberhardt, Vertrieb

100 Agents. 16 Arbeitstage. 0 Downtime.

Erfolgreiche Umsetzung 365

Die ORS Group (simpliTV) hat gemeinsam mit uns den erfolgreichen Umstieg von der Oracle Service Cloud auf Microsoft Dynamics 365 Service geschafft – in Rekordzeit! 💪

Was war die Herausforderung?
Ein auslaufender Vertrag ließ keinen Spielraum – der Go-Live musste in nur drei Wochen stehen. Mit einem fokussierten MVP-Ansatz, enger Zusammenarbeit und klarem Ziel vor Augen konnten wir:

  • Ticketing, E-Mail- & Telefonkommunikation vollständig migrieren
  • 100 Callcenter-Mitarbeitende schulen & umstellen
  • Alle Kernprozesse ohne Serviceunterbrechung live bringen

Das Feedback aus IT und Fachbereich?
„Das neue System ist intuitiver, schneller – und der Co-Pilot macht neugierig auf mehr.“

Wir danken dem Team von ORS / simpliTV für das Vertrauen und freuen uns auf die nächsten gemeinsamen Schritte! 🙌

Chargebyte digitalisiert den Vertrieb mit Dynamics 365 Sales – nahtlos integriert und zukunftssicher

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Die Elektromobilität boomt – und mit ihr steigen auch die Anforderungen an effiziente Vertriebsprozesse. Chargebyte, Spezialist für Kommunikationslösungen im Bereich Laden von Elektrofahrzeugen, hat sich deshalb für eine zukunftssichere CRM-Lösung entschieden: Die bisher eingesetzte Salesforce-Plattform wurde erfolgreich durch Microsoft Dynamics 365 Sales ersetzt – mit Unterstützung von uns als Implementierungspartner.

Salesforce-Ablöse zugunsten von Benutzerfreundlichkeit und Integration

Der Wunsch nach mehr Übersichtlichkeit, automatisierten Workflows und einer nahtlosen Integration in Microsoft Dynamics 365 Business Central (BC) führte zur Entscheidung für Microsoft. Die Vorteile lagen auf der Hand: Dynamics 365 Sales ist nicht nur lizenztechnisch attraktiver, sondern bietet auch maximale Flexibilität für individuell konfigurierte Vertriebsprozesse.

Automatisierte Vertriebsprozesse als Wettbewerbsvorteil

Besonderes Augenmerk wurde auf das Lead- und Opportunity-Management gelegt. Neue Leads werden automatisch nach Produktgruppen klassifiziert und an die passenden Vertriebsmitarbeitenden zugewiesen. Zudem sorgen Reminder-Workflows für eine automatisierte Angebotsverfolgung – je nach Kundenklassifizierung (A-, B- oder C-Kunden). Das sorgt für schnellere Reaktionen, mehr Abschlüsse und entlastet das Vertriebsteam deutlich.

Business Central Integration als Schlüsselkomponente

Da Chargebyte bereits Microsoft Dynamics 365 Business Central als ERP-System nutzt, war die Entscheidung für Dynamics 365 Sales strategisch sinnvoll. Die nahtlose Schnittstelle ermöglicht einen durchgängigen Prozess vom Erstkontakt bis zur Angebots- und Auftragsabwicklung – ohne Medienbrüche, ohne Datenverluste.

CRM selbst verwalten – auch nach dem Go-Live

Ein weiterer Erfolg: Die komplette Administration der Lösung liegt inzwischen beim internen Chargebyte-Team. Anpassungen können ohne externe Unterstützung vorgenommen werden – ein großer Vorteil im dynamischen Umfeld der Elektromobilität.

„Dynamics 365 Sales hat nicht nur unsere Abläufe vereinfacht, sondern gibt uns auch die Kontrolle über unser System zurück – genau das, was wir gesucht haben“, so das Projektteam bei Chargebyte.

Fazit: Skalierbares CRM für ein dynamisches Unternehmen

Mit der Ablöse von Salesforce und der Einführung von Microsoft Dynamics 365 Sales hat Chargebyte seine Vertriebsprozesse konsequent digitalisiert. Die enge Integration in die Microsoft-Welt und die Automatisierung zentraler Abläufe bieten eine ideale Grundlage für weiteres Wachstum – schnell, effizient und zukunftssicher.

👉 Jetzt mehr zur Referenz lesen: Chargebyte – Vertriebsautomatisierung für die Elektromobilität

Anaxco setzt auf primeone und Dynamics 365: Integriertes CRM für Vertrieb & Marketing in der Logistikbranche

Die Anaxco GmbH unterstützt mit ihren digitalen Lösungen wie der CargoSuite, dem Customer Engagement Portal (CEP) oder BI-gestützter Prozessoptimierung mittelständische Logistikunternehmen bei der Digitalisierung. Um auch intern Vertrieb und Marketing effizienter aufzustellen, entschied sich Anaxco 2024 für den Einsatz von Microsoft Dynamics 365 – gemeinsam mit primeone als Umsetzungspartner.

Im Mai 2024 startete die Einführung von Dynamics 365 Sales. Die Ziele waren klar: eine zentrale Übersicht über Leads und Opportunities schaffen, Prozesse standardisieren und das Follow-up automatisieren. Bereits Anfang 2025 wurde die Lösung erweitert – mit der Customer Journey Insight App. In nur 6 Wochen entstand eine durchgängige Sicht auf Touchpoints, Marketingmaßnahmen und Kundeninteraktionen.

Der große Vorteil: Vertrieb und Marketing greifen nun auf eine gemeinsame, zentral gepflegte Plattform zu – vollständig integriert in Microsoft 365, mit klaren Workflows und aussagekräftigen Dashboards. Die laufende Administration wird dabei vom Anaxco-Team selbst übernommen.

„Für uns war wichtig, eine Lösung zu finden, die nicht nur technisch passt, sondern auch unsere digitale Strategie im Vertrieb und Marketing konsequent unterstützt“, so das Projektteam bei Anaxco.

Mit Dynamics 365 schafft Anaxco die Grundlage für weiteres Wachstum – integriert, skalierbar und voll ausgerichtet auf Kundenbedürfnisse.

 

primeone unterstützt INCONSULT bei der Digitalisierung ihrer Vertriebsprozesse

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Die Implementierung einer neuen CRM-Lösung kann eine große Herausforderung darstellen, insbesondere wenn eine bestehende, eigens entwickelte Lösung nicht mehr den gewachsenen Anforderungen gerecht wird. Genau vor dieser Situation stand INCONSULT, ein führendes Unternehmen im Bereich Business Consulting und IT-Services. Die Entscheidung, eine leistungsstarke und skalierbare Lösung einzuführen, fiel schnell auf Microsoft Dynamics 365 Sales. Doch die Wahl der Software war nur der erste Schritt – die richtige Anpassung und der erfolgreiche Rollout waren entscheidend. Hier kam primeone ins Spiel.

Primeone ist ein renommierter Partner, der für seine Expertise in der Anpassung und Implementierung von Microsoft Dynamics 365 bekannt ist. Das Unternehmen bietet maßgeschneiderte Lösungen, die perfekt auf die spezifischen Bedürfnisse ihrer Kunden abgestimmt sind. Für INCONSULT war primeone der ideale Partner, um Dynamics 365 Sales für die Anforderungen im Vertrieb und der Kundenakquise anzupassen und erfolgreich einzuführen. Dank der langjährigen Erfahrung von primeone in der Softwareanpassung und dem Rollout konnten alle Herausforderungen schnell gemeistert werden.

Die Zusammenarbeit zwischen INCONSULT und primeone verlief von Anfang an reibungslos. Innerhalb weniger Wochen war Microsoft Dynamics 365 Sales vollständig ausgerollt. Besonders hervorzuheben ist die schnelle und effiziente Anpassung der Software an die spezifischen Bedürfnisse von INCONSULT. Primeone sorgte dafür, dass alle Abläufe im Vertrieb und der Akquise optimal unterstützt wurden. Die transparente Darstellung des gesamten Akquisitionsprozesses, die effizientere Ressourcennutzung und die optimierten Vertriebsprozesse sorgten für eine spürbare Verbesserung der Arbeitsweise bei INCONSULT.

Ein weiterer großer Erfolg war die schnelle Schulung und Einarbeitung der Mitarbeiter. Innerhalb von nur vier Stunden waren die Mitarbeiter von INCONSULT vollständig mit der neuen Software vertraut und konnten sofort produktiv arbeiten. Diese außergewöhnliche Geschwindigkeit der Schulung trug maßgeblich dazu bei, dass INCONSULT die volle Leistungsfähigkeit der neuen Lösung schnell ausschöpfen konnte. Für das Unternehmen bedeutete dies eine deutliche Effizienzsteigerung und eine schnellere Anpassung an die neuen Prozesse.

Statement von Michael Nikel, Projektleiter INCONSULT:

„Die Zusammenarbeit mit primeone war von Beginn an sehr erfolgreich. Ihre Fachkompetenz und ihr tiefes Verständnis unserer branchenspezifischen Anforderungen haben maßgeblich zum Erfolg des Projekts beigetragen. Besonders beeindruckt hat uns die Effizienz, mit der die Implementierung von Dynamics 365 Sales umgesetzt wurde. Wir haben in primeone einen Partner gefunden, der uns nicht nur technisch unterstützt, sondern auch menschlich überzeugt. Ich freue mich auf die weitere Zusammenarbeit.“

Dokumentenautomatisierung am Flughafen Wien

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Einblick in die Implementierung von dox42 und Microsoft Power Automate

Der Flughafen Wien stand vor der Herausforderung, die Effizienz und Genauigkeit in seinen Ausschreibungsprozessen zu steigern. Bisher wurden eine Vielzahl von Standarddokumenten manuell erstellt, was nicht nur zeitaufwändig, sondern auch fehleranfällig war. Um diesen Prozess zu optimieren und die Arbeitsabläufe effizienter zu gestalten, entschied sich der Flughafen für die Implementierung von dox42 und Microsoft Power Automate.

Ziele und Motivation

Die Hauptmotivation hinter der Einführung dieser Tools lag in der dringenden Notwendigkeit, den manuellen Aufwand bei der Dokumentenerstellung drastisch zu reduzieren und gleichzeitig die Qualität und Konsistenz der Dokumente zu erhöhen. Ziel war es, die Bearbeitungszeit für Ausschreibungsdokumente signifikant zu verkürzen und die Mitarbeiter von repetitiven Aufgaben zu entlasten, damit sie sich auf strategisch wichtigere Tätigkeiten konzentrieren können.

Projektdetails und Integration

Das Projekt umfasste die Automatisierung der Dokumentenerstellung und -verwaltung im Ausschreibungsprozess und involvierte hauptsächlich die Abteilungen für Beschaffung/Einkauf und IT. Die Integration von dox42 und Microsoft Power Automate erfolgte nahtlos in die bestehende IT-Infrastruktur des Flughafens, die auf SharePoint basiert. Durch die enge Zusammenarbeit mit den Kollegen der ACP Cubido konnten die Tools optimal in die vorhandenen Systeme eingebettet und auf die spezifischen Anforderungen des Flughafens zugeschnitten werden.

Die Integration wurde durch eine detaillierte Analyse der bestehenden Prozesse und eine schrittweise, iterative Implementierung sichergestellt. So konnte der laufende Betrieb ohne Unterbrechungen fortgesetzt werden, während gleichzeitig die neuen automatisierten Workflows eingeführt wurden. Spezielle Schnittstellen wurden entwickelt, um die Daten aus verschiedenen Quellen zu synchronisieren und für die automatisierten Prozesse nutzbar zu machen.

Technische Umsetzung und Herausforderungen

dox42 wurde hauptsächlich für die flexible und dynamische Erstellung von Dokumenten eingesetzt. Es ermöglicht, Vorlagen zu erstellen, die mit variablen Daten gefüllt werden können, was die Konsistenz und Genauigkeit der Dokumente sicherstellt. Microsoft Power Automate wurde verwendet, um Workflows zu automatisieren und die Integration mit SharePoint zu erleichtern. Diese Workflows ermöglichen eine automatische Auslösung von Aufgaben wie das Generieren, Versenden und Archivieren von Dokumenten.

Während der Implementierung traten einige technische Herausforderungen auf, insbesondere bei der Synchronisation der verschiedenen Datenquellen und der Sicherstellung eines reibungslosen Ablaufs der automatisierten Prozesse. Diese Herausforderungen wurden durch enge Zusammenarbeit und gezielte Anpassungen gemeinsam mit der ACP Cubido überwunden.

Ergebnisse und Nutzen

Die Automatisierung mit dox42 und Microsoft Power Automate hat den Dokumentenerstellungsprozess am Flughafen Wien grundlegend verändert. Früher waren viele manuelle Schritte erforderlich, die jetzt automatisiert ablaufen. Dies hat nicht nur die Geschwindigkeit der Dokumentenerstellung um den Faktor 5 erhöht, sondern auch die Fehlerquote deutlich gesenkt. Die Dokumente werden nun konsistent und einheitlich erstellt, was die Qualität der Ausschreibungsdokumente erheblich verbessert hat.

Die quantitativen und qualitativen Ergebnisse sprechen für sich: Die Bearbeitungszeit für Dokumente wurde drastisch verkürzt, während die Fehlerquote sank. Die Mitarbeiter berichten von einer deutlichen Entlastung und einer höheren Zufriedenheit, da sie sich nun auf strategisch wichtigere Aufgaben konzentrieren können. Insgesamt hat die Automatisierung zu einer effizienteren und produktiveren Arbeitsumgebung am Flughafen Wien geführt.

Zukunftsaussichten und Erweiterungen

Angesichts des Erfolgs der aktuellen Implementierung plant der Flughafen Wien bereits, die Nutzung von dox42 und Microsoft Power Automate auf weitere Bereiche und Prozesse auszudehnen. Insbesondere administrative Prozesse, wie die Erstellung von Verträgen im HR-Bereich, stehen im Fokus zukünftiger Automatisierungsprojekte. Ziel ist es, die Tools schrittweise in anderen Abteilungen zu implementieren und so die Effizienzgewinne weiter auszubauen.

Schulungen und Zusammenarbeit

Die erfolgreiche Umsetzung dieses Projekts war maßgeblich durch die enge Zusammenarbeit zwischen dem Flughafen (Frau Susan Abmeier), ACP Cubido und primeone geprägt. Die Mitarbeiter des Flughafens wurden durch umfangreiche Schulungen und Workshops auf die neuen Tools vorbereitet. Diese Schulungen umfassten sowohl technische Aspekte als auch praktische Übungen, um sicherzustellen, dass die neuen Arbeitsprozesse effizient umgesetzt werden können.

Auch nach der Implementierung blieb die Unterstützung durch primeone bestehen. Regelmäßige Updates, kontinuierliche Optimierungen und die Bereitstellung von Supportleistungen stellten sicher, dass der Flughafen Wien langfristig von den neuen Technologien profitieren kann.

Fazit und Empfehlungen

Der Flughafen Wien zeigt mit diesem Projekt eindrucksvoll, wie Automatisierungstechnologien wie dox42 und Microsoft Power Automate die Effizienz und Qualität von Arbeitsprozessen erheblich steigern können. Unternehmen, die ähnliche Automatisierungsprojekte in Betracht ziehen, wird empfohlen, klare Ziele zu definieren, eine gründliche Prozessanalyse durchzuführen.

Für Rückfragen stehen wir ihnen gerne zur Verfügung.