Dieses Projekt durften wir heute auf den dox42 Day in Wien, gemeinsam mit Alexander Tschernutter (Flughafen Wien) und Peter Paul Kirschner (ACP cubido) vorstellen und zeigen, wie sich Beschaffungsprozesse durch intelligente Automatisierung nachhaltig verbessern lassen.

Am Flughafen Wien werden jedes Jahr über 100 Beschaffungsverfahren durchgeführt – von IT-Projekten über Bauleistungen bis hin zu Fahrzeugbeschaffungen. Jede Ausschreibung muss dabei strenge Compliance-Anforderungen erfüllen, mehrere Freigabeschritte durchlaufen und revisionssicher dokumentiert werden.

Früher war dieser Prozess stark manuell geprägt. Dokumente wurden aus Vorlagen kopiert, angepasst und mehrfach überarbeitet. Freigaben erfolgten teilweise noch über gedruckte Umlaufblätter. Das führte zu langen Durchlaufzeiten, erhöhtem Fehlerpotenzial und begrenzter Transparenz.

Gemeinsam mit ACP cubido und uns wurde der Prozess mithilfe von dox42 und Microsoft Power Automate vollständig digitalisiert.

Die Lösung kombiniert automatisierte Dokumentenerstellung mit digitalen Freigabeprozessen. Ausschreibungsunterlagen werden automatisch aus strukturierten Daten generiert, Freigaben digital gesteuert und Dokumente zentral und revisionssicher abgelegt. Dadurch entsteht eine Single Source of Truth für alle Beteiligten.

Die Ergebnisse sprechen für sich:

• Bis zu 75 % schnellere Erstellung von Ausschreibungsunterlagen
• Bis zu 60 % schnellere Freigabeprozesse
• 100 % auditfähige Dokumentation
• Mehr Transparenz und weniger Fehlerquellen

Durch die Automatisierung werden Mitarbeitende im Einkauf von manuellen Routineaufgaben entlastet und können sich stärker auf strategische Themen konzentrieren.