Jahresende: AutoNumber-Startwert in Dynamics 365 Sales zurücksetzen

In Microsoft Dynamics 365 Sales werden Angebots-IDs oft mithilfe der AutoNumber-Funktion mit einem fortlaufenden Startwert erstellt. In manchen Fällen ist es aber wünschenswert, dass sich die Nummerierung am Jahresanfang zurücksetzt, anstatt einfach unendlich weiterzulaufen.

Hier zeige ich dir, wie wir diese Herausforderung mit Power Automate gelöst haben.

🔧 Die Herausforderung

Standardmäßig setzt sich die AutoNumber-Sequenz nicht mit dem neuen Jahr zurück. Beispiel:

  • Angebots-ID-Sequenz: A24-998, A24-999, A24-1000 …

In unserem Fall wollten wir verhindern, dass die Angebotsnummern fünfstellig werden (z. B. A24-1000), sobald das neue Jahr beginnt. Stattdessen sollen sie im Januar des neuen Jahres wieder bei A25-001 starten.

🧩 Die Lösung: Jährliches Zurücksetzen per Power Automate

Wir haben dazu einen wiederkehrenden Power-Automate-Flow erstellt, der einmal im Jahr um 00:01 Uhr ausgeführt wird.

1. Letztes Angebot aufrufen

Mit der List Rows-Aktion:

  • Order By: createdon desc
  • Row Count: 1

So holen wir uns den zuletzt erstellten Angebots-Datensatz.

2. Apply to Each

Wir packen die Ausgabe in eine „Apply to each“-Schleife:
outputs(‚List_rows‘)?[‚body/value‘]

Damit wir später leichter auf die Felder zugreifen können, nutzen wir anschließend „Get a row by ID“, um den vollständigen Angebotsdatensatz zu holen, und nennen diesen Schritt „Entity“ um.

3. Prüfen, ob sich das Jahr geändert hat

Jetzt kommt die Kernlogik

Wir vergleichen die Jahreszahl in der Angebots-ID mit dem aktuellen Kalender:

  • Jahr aus Angebots-ID extrahieren

int(substring(outputs(‚Entity‘)?[‚body/quotenumber‘]
add(indexOf(outputs(‚Entity‘)?[‚body/quotenumber‘], ‚A‘), 1), 2))

Ergebnis: 24

  • Aktuelles Jahr extrahieren

int(substring(formatDateTime(utcNow(), ‚yyyy‘), 2, 2))

Ergebnis: 25

Wenn das Jahr in der Angebots-ID kleiner als das aktuelle Jahr ist, setzen wir den AutoNumber-Startwert zurück.

4. Startwert zurücksetzen

Wir nutzen die Aktion „Perform an unbound action“ mit:

  • Action Name: SetAutoNumberSeed
  • Target Field: quotenumber
  • Seed Value: 001

So startet die nächste Angebots-ID im neuen Jahr wieder bei A25-001.01.

✅ Ergebnis

Mit dieser Methode bleibt dein D365 Sales sauber und strukturiert: Die Angebotsnummern zeigen immer das aktuelle Jahr an, ganz ohne manuelle Eingriffe oder das Risiko, dass IDs plötzlich fünfstellig werden.

Ich hoffe, diese Anleitung hat dir geholfen.
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